Внедрение Доки в нашем отделе началось в начале 2019 года. Процесс внедрения для нас был одновременно и интересным, и сложным, ведь хотелось все свои процессы, которые существовали на тот момент в отделе и были реализованы в нашей старой системе, переложить на Доку.  Благодаря вовлеченности работников отдела, неоценимой помощи разработчиков нам удалось не только сохранить наши процессы, а с помощью Доки их сделать эффективнее.
Самые ценные отзывы - это те, которые дают непосредственные пользователи продукта. Все работники отдела отмечают, что после внедрения Доки стало проще и удобнее работать, Дока сделала интереснее, ускорила и где-то облегчила нашу работу. Приведу оценку работников ОРВ, что самое важное отметили они:
1.    Экономия времени:
     -    на обработку документов, над документом можно работать параллельно;
     -    на формирование обзора и списка измененных документов;
     -    на поиск первоисточника и информации по документу;
     -    на заполнение дополнительных отчетов (их просто не нужно больше заполнять!);
     -    на регистрацию документов, публикаций, благодаря возможности выполнения групповой операции;
     -    на проверку редакций, корректности внесения текстуальных изменений.
2.    Удобство в работе:
     -    простота в использовании - Дока интуитивно понятна;
     -    Дока интегрирована с ConTEXT, СПС КонсультантПлюс;
     -    вся информация о документе в одном месте (информация о публикации, комментарии к документу, присоединенные файлы и сканкопии первоисточников, история обработки, изменения документа, заявки и т.п.);
     -    есть возможность отправлять сообщения другим сотрудникам со ссылкой на документ или группу документов;
     -    возможность общаться с коллегами по рабочим вопросам прямо в программе (стало очень актуально во время работы на удаленном доступе)
     -    в Доке удобно проверять редакции - сразу видно невнесенные текстуальные изменения;
     -    Доку можно настроить "под себя":  расположение полей в карточке поиска, вид и объем информации, которая отражается в ярлыке документа;
     -    наглядно видно движение документа, есть возможность отложить этапы и потом не запутаться в поисках документа;
     -    очень удобно работать с группой документов, например, при назначении маршрута нескольким документам при отборе на включение документов в ИБ, при отмене документов, а также использовать сортировку списка документов по нужным параметрам;
     -    невозможно потерять документ, забыть сделать какую-то операцию с документом.

     Кроме того, с помощью Доки мы оптимизировали процессы практически на всех участках работы, все процессы стали прозрачны, многие процессы автоматизировались или упростились, сократились трудозатраты по ним (например, по таким процессам, как актуализация ссылок, обновление словарей, включение присоединенных файлов, формирование обзора и др.).

С внедрением Доки мы безболезненно перешли на ежедневное пополнение, в плане формирования пополнения стало безопаснее, документы нельзя случайно удалить, они все  сохранены в Доке, причем каждая версия после изменения, что также позволяет контролировать корректность внесения изменений в текст.  Дока отчасти дисциплинирует сотрудников, помогает соблюсти сроки обработки документов.

Для меня, как для руководителя отдела, важно просто и быстро получать учетные данные по каждому участку работы, чтобы после анализа корректировать и оптимизировать процессы. Дока предлагает широкий выбор различных статистических данных, ведет подсчет количественных и качественных показателей, что помогает  мне реализовывать свои функции и является эффективным инструментом управления.

Здесь отмечу самое главное. Все функции Доки нужно использовать по максимуму! Приобрести продукт, особенно таких вариантов поставки как "Расширенный" и "Эксперт", и использовать его просто как архив документов недопустимо.

Выражаю огромную благодарность всем разработчикам, которые учли все наши пожелания и реализовали наши запросы, а особенно Алисову Антону за оказание методической помощи.

руководитель отдела РВ

РИЦ 21, г. Пенза

Внедрение в нашем РИЦ системы документооборота Дока началось в августе 2014 года,  полностью оправдало себя и даже в чем-то превзошло наши ожидания. Для трех наших РВ (Тюменский выпуск, Ханты-Мансийский выпуск, Ямало-Ненецкий выпуск) и двух РВ-приложений внедрение осуществлялось поэтапно. В результате были благополучно перегружены все наши архивы: скан-копий документов, скан-копий публикаций, а также вся информация из старой системы документооборота. Внедрение прошло гладко и без потери оперативности и производительности на всех этапах обработки.
Что нам дал переход на Доку: во-первых, это заметное повышение производительности как минимум на 25 процентов (а в отдельные месяцы и до 50-60 процентов). Во-вторых, это "позрачность" всех процессов и операций. Видно все и в любой момент времени. В-третьих, дополнительные возможности помимо документооборота, например, по обмену информацией между сотрудниками в виде внутренних сообщений, установление напоминаний, возможность сравнения с конкурентами и выявления уникальных документов, учет и статистика выполненных работ.

Стоит отметить "гибкость" системы,  она хорошо настраивается под разную организацию работ по ведению РВ и КА.  Поскольку система разработана именно для ведения документооборота в РВ, то в ней учтены многие частности по ведению РВ, кроме этого система постоянно совершенствуется под потребности РВ.

Отдельно хочется отметить отзывчивость разработчиков  системы как при внедрении системы, так и при решении текущих рабочих моментов.
Более детально приобретенные нами в результате внедрения Доки преимущества представлены в отзывах моих коллег.

При работе с системой Дока выявилось много положительных функций, которые существенно облегчают документооборот, делают его прозрачным:

- можно проследить все изменения документа и выгрузить версию исходного файла на нужный момент;

- актуализацию ссылок на Проф осуществить нажатием одной кнопки;

- можно в любой момент отложить документ, прописать к нему комментарий;

- для одного документа можно назначить сразу несколько разных маршрутов и одновременно несколько человек могут работать с документом и вносить в него изменения;

- удобно, что в сообщения можно вставлять ссылки на точное место в документе, пересылать группу документов, сохраненных как из Доки, так и из ИБ;

- есть возможность самостоятельно составлять разнообразные маршруты, необходимые для работы;

- удобно проставлять источники публикации и сразу проверять, верно ли проставлен;

- можно создавать напоминания для одного или группы документов;

- есть возможность создавать часто используемые запросы и закреплять их на панели.

Очень важно, что разработчики учитывают практически все наши пожелания и работа с Докой приносит нам удовлетворение.

РИЦ 983, руководитель отдела

В целом, мне очень удобно работать с данной системой документооборота. Можно отметить следующие положительные моменты:

Всё, что необходимо для работы с документом (скан-копии бумажных оригиналов, публикаций, файл, ярлык) находится в одном месте и главное - эти материалы доступны надомнику. Тратится минимум времени для того, чтобы назначить документы в работу удаленному сотруднику, и вся необходимая для работы информация ему доступна также, как и любому сотруднику, находящемуся в офисе.

Удобно наличие множества разнообразных полей в карточке поиска, которые позволяют искать не только сами документы, публикации, но и осуществлять поиск по произведенным с ними действиям. Есть возможность настраивать индивидуальную карточку поиска в Доке и создавать собственные поисковые запросы.

Организована очень тесная взаимосвязь Доки, ИБ и ConTEXTа.

Благодаря различной информации в ярлыке документа, можно быстро отследить историю документа (где он находится, что с ним происходило и т.д.). Где бы документ не находился, возможность назначить / изменить приоритеты документа, добавить/убрать любую информацию, необходимую для дальнейшей обработки документа.

Существует возможность посмотреть любую версию документа на любой интересующий нас момент времени. Функция сравнения версий документа очень востребована. При приеме документов в ИБ в случае возникновения сообщений об изменении текста документа при заполненном поле 101, можно быстро посмотреть в Доке что происходило в данном документе и проверить, было ли это ошибочное изменение текста или после необходимого исправления забыли почистить данное поле. И вообще возможность контролировать любые исправления документа.

Возможность копировать списки документов из ИБ в Доку и обратно, отправлять их в сообщениях другим сотрудникам. Отправка в сообщениях как списков документов, так и точное место и даже сравнение версий документа. Занесение необходимых для последующего контроля сообщений в избранное.

Удобен и быстро осуществляется процесс простановки источников публикации, простановки публикации в кустах редакций, проверки проставленных источников.

Использование напоминаний.

Очень удобно реализована функция актуализации ссылок на Проф.

Зенникова Ирина,

РИЦ 983, руководитель отдела

КП:Ханты-Мансийский выпуск

Результатами внедрения системы документооборота в нашем отделе (с ноября 2014 года), в целом, довольны.

Во-первых, увеличилось количество включаемых документов.

Во-вторых, прозрачна вся история работы с отдельно взятым документом. Очень удобно, что можно отследить на любом этапе подготовки документа, какие вносились изменения и каким из сотрудников, сравнить версии документа, проанализировав исправления. Легко просматривается, на каком из этапов маршрута находится документ, каким из сотрудников взят в работу.

В-третьих, можно работать с одним документом одновременно нескольким сотрудникам сразу, а также назначать несколько маршрутов. Дока сама объединит все исправления, если возникнут конфликты в исправлениях - предупредит. Это не задерживает рабочий процесс: юристу или администратору нет необходимости ждать документ, например, от корректоров, чтобы проставить ссылки, написать ЮРКи и пр. Тем самым, на обработку одного документа на всех этапах производства уходит намного меньше времени, чем раньше (до работы с Докой).

В-четвертых, удобно через Доку актуализировать ссылки на Проф. Программа сама строит список недействующих редакций Профа за определенно заданное время и список документов нашей базы, которые нужно актуализировать. Не нужно самим задавать параметры для актуализации.

В-пятых, удобно организован чат с сотрудниками. Огромный плюс чата в том, что можно отправить ссылку не только на документ в целом, но и на отдельный абзац, а также на папку документов.

Это основные положительные стороны программы, которые первыми приходят на ум. В общем, практически все используемые функции программы удобны и понятны. Руководство программы доступно объясняет возможности Доки, не составляет труда найти в руководстве нужную инструкцию.

Каких-то явных минусов программы нет. Таким образом, сейчас мы уже не представляем свою работу без Доки.

В нашем отделе комплекс "Дока" начал внедряться два года назад - в сентябре 2010 года. В то время был приобретен вариант "Расширенный". Внедрение шло непросто, заняв полтора месяца. Были моменты, когда возникало желание всю эту затею бросить. Потому что на этапе внедрения иногда приходилось ломать сложившиеся стереотипы и подходы к решению поставленных задач, а именно непросто было переучивать архивариуса с "простой" регистрации в файле, созданном в Word, на создание ярлыка, юристов - на сортировку документов на архивные и подлежащие вводу через назначение или не назначение маршрута и т.д. Приходилось нажимать много пиктограмм "Начать этап", "Завершить этап" и.т.д. Люди ворчали, говорили, что зачем нам это. Но сообща все сотрудники нашего отдела смогли успешно преодолеть этот рубеж. Потом возникла проблема перевода "старых" (за несколько лет) регистраций всех муниципальных образований Владимирской области  в Доку, но благодаря разработчикам Доки мы смогли просто перегрузить эти регистрации.

В настоящее время в нашем отделе стоит "Дока" варианта "Эксперт". Только с приобретением этого варианта "Доки" мы смогли полностью ощутить колоссальные возможности этого продукта. Наряду с тем, что мы смогли уже упорядочить свои архивы, наладить контроль за обработкой документов, отслеживать всю "историю"  документа, теперь все сотрудники отдела через статистику могут просмотреть, сколько они сделали в день, в неделю и т.д. Лично мне стало очень удобно рассчитывать премию сотрудникам отдела, исходя из сделанного объема. Раньше  это у меня занимало 3 - 4 дня, а теперь я просто укладываюсь в течение одного рабочего дня.

Так же стало очень удобно планировать работу отдела, т.к. со своего рабочего места мне видно на каких этапах находятся документы и какие именно, их количество и кто в данный момент работает с тем или иным документом. В результате чего производительность в нашем отделе поднялась на 18%. И в этом году мы пока ни одного закона Владимирской области не ввели позже Гаранта!

Особенно бы хотелось отметить наличие возможности видеть документ сразу в трех "вариантах", т.е. к ярлыку прикреплена и скан-копия документа, и файл, и текст документа в формате К+. Облегчился контроль создания редакций. Видно взят ли изменяющий документ в работу и кто с ним в настоящее время трудится.

И о последнем новшестве разработчиков "Доки" - это напоминания. Очень они нравятся нашим юристам, когда программа сама подсказывает, когда и что надо сделать, например, изменить статус или оживить редакцию и т.д.

И в заключение хотелось бы сказать что с "Докой" жизнь региональщиков намного облегчилась. Благодаря ей все необходимые материалы и документы собраны воедино и систематизированы. 
 

Сабурова Лилия,

руководитель отдела Регионального выпуска РИЦ-72 (г. Владимир)

(17 человек в отделе)

В нашем РИЦ АСУ "Дока" используется с мая 2011 (8 месяцев). До начала использования Доки у нас была внедрена другая АСУ - "Сателлит" (с 2004 г.), поэтому основными задачами при смене АСУ для нас стали:

1. Не сорвать процессы подготовки документов и сдачи ежедневных пополнений.

2. Не потерять накопленную информацию.

Обе задачи мы выполнили.

Срок использования АСУ "Дока" в нашем РИЦ не столь велик, чтобы мы могли оценить АСУ всесторонне. Хотим поделиться следующими впечатлениями и опытом.

Обучение основным функциям, позволяющим произвести элементарную обработку документа для ввода его в ИБ, заняло у наших специалистов один день. Мы это связываем с тем, что:

1. у нас уже использовалась АСУ и нужно было только привыкнуть к другой терминологии;

2. интерфейс Доки достаточно прост и понятен.

Более сложные операции потребовали более длительного периода - от недели до одного месяца. Как отмечают сотрудники нашего РИЦ - по мере общения с программой они постоянно узнают что-то новое.

Основные преимущества Доки для нас:

- вся поступающая для обработки информация собрана в одном месте;

- экономия времени на промежуточных этапах обработки - передача м/у секторами, обсчет результатов работы, который  делается автоматически;

- легко отследить весь путь документа от момента регистрации до ввода в ИБ и всю последующую с ним работу;

- удобные подсказки по истекающим срокам ввода документов;

- удобно, что сразу несколько человек могут одновременно работать с одним и тем же документом (система сама разберется, что к чему, ну, или на крайний случай, - выпускающий администратор);

- можно просмотреть выполненную за день (месяц, год и т.д.) работу в Статистике;

- создание ярлыков из перечня (групповая операция);

- функция пакетного присоединения исходных файлов и текстов К+;

- возможность группового изменения ярлыков;

- возможность сравнения версий ярлыка, текста;

- процедура ввода документа в эталонный ИБ упорядочена, контролируема;

- удобное добавление текста новой редакции документа.

Коллектив РИЦ-411 (г. Иркутск)

(18 человек в отделе РВ, 26 человек в отделе СП)

 Доке в нашем отделе уже 4 месяца (она у нас с декабря 2010 года). Не скажу, что внедрение прошло гладко, т.к. процесс обработки документов в отделе был полностью налажен, поэтому, конечно, были вопросы: "А зачем она нам нужна?", и что самое тяжелое - мешали старые привычки, стереотипы. Однако объемы работ растут, ставятся новые, более сложные задачи, вот и возникла необходимость в автоматизации существующих в отделе процессов, их прозрачности. Поэтому, по истечении этого времени изучая Доку и работая с ней, набираясь опыта, сотрудники оценили систему и выделили следующие преимущества:

Одно из самых главных - это прозрачность обработки документов в любой момент и на любом этапе. Еще одним важным преимуществом является работа со скан-копиями, т.е. их "близость", что вызвало наибольшее одобрение среди сотрудников, особенно в дуэте с редактором ConTEXT. А при обнаружении ошибки "Сравнение версий документа" наглядно демонстрируется, на каком этапе была допущена ошибка. Также хочется отметить параллельную работу с документом нескольких сотрудников одновременно и возможность простановки ссылок на ярлыки документов, которых еще нет в системе. Юристы по достоинству оценили поиск документа по реквизитам. Также мы активно используем поле «Комментарий» в случае возникновения вопросов или нестандартной ситуации. До этого писали письма по внутренней эл. почте, что приводило к потере времени, дублировались одни и те же комментарии.

Ну и, конечно же, очень хочется отметить такое важное преимущество, как «Статистика»! Поэтому наш выбор и остановился на варианте поставки Эксперт. Это как раз то, чего и не хватало в работе нашего отдела. Особенно сейчас, когда стоит вопрос о повышении оперативного ввода документов в ИБ, в частности, повышение оперативности по сравнению с ИБ конкурента. Т.е. отслеживаем статистику документов с истекшим сроком ввода, зависшие документы, оперативность ввода, поступления и обработки документов. Анализируем и стараемся устранить причину зависания и истечения срока ввода.

Таким образом, Дока делает прозрачными процессы не только для самих сотрудников, но и для руководителя, соответственно, является эффективным инструментом управления. Дисциплинирует работу отдела в целом и повышает ответственность каждого из сотрудников в отдельности. Является гибкой системой (например, на момент внедрения системы в отдел, скан-копии можно было присоединять только в виде файлов с расширением tiff, а сегодня и png, и pdf, что особенно радует т.к. периодика в эл. виде приходит в файлах с таким расширением). Открывает новые перспективы в развитии отдела.

Большое спасибо разработчикам! За техподдержку, готовность помочь в любой ситуации.

Кузьмина Екатерина,

главный администратор ОРВ РИЦ-188 (г. Абакан)

(15 человек в отделе)

 В нашем управлении переход на Доку произошел в конце февраля 2010 года и, наверное, мы одни из первых, кто "слил" в одну систему три банка: КонсультантПлюс, ГИОД, АСУ "Сателлит". После перехода был страх, что что-то не пойдет, но мы выстояли, при этом не сорвав не одного пополнения. Нам сложнее дался переход на "Доку", т.к. до внедрения "Доки" у нас было АСУ "Сателлит", и старые привычки здорово мешали. Но день за днем мы постигали все возможности данной системы и сейчас мы можем ответственно сказать что мы без "Доки" - никуда.

Что дала нам "Дока"? Хранение документов, расширенные поисковые возможности, контроль, информацию о всех действиях, оперативность: сокращение времени на обработку и на получение статистики, интеграцию с другими системами.

Шумская Татьяна,

начальник отдела технической обработки документов

Департамента региональных систем КонсультантПлюс

ООО "Элкод" (г. Москва)

(68 человек в департаменте)

Все отзывы сотрудников ООО "Элкод"

 Уже скоро год, как в нашем отделе внедрена Дока (с осени 2009 года), и если в первые недели после ее внедрения у отдельных сотрудников возникали вопросы наподобие: "зачем нам вообще оно надо?", то уже скоро все оценили удобство системы и теперь не представляют, как можно работать без нее.

Преимуществом Доки является абсолютная очевидность процесса обработки документов в отделе. Очень хорошо это видно на примере обучения новых сотрудников: если до внедрения Доки новому человеку было сложно понять, на каком этапе обработки какие действия выполняются, то сейчас все предельно просто и ясно. Также теперь проще проверять работу новых сотрудников, и им самим стало легче следить за своими ошибками, просто сверяя свою версию документа с версией, проверенной старшим сотрудником.

Возможность сравнения документов вообще является огромным плюсом Доки - теперь при обнаружении ошибки нам легко понять, на каком этапе обработки она возникла и скорректировать работу так, чтобы ошибка больше не повторялась. Также невероятно удобно работать в Доке со сканкопиями (особенно для тех, у кого есть Контекст). Ушло в прошлое то время, когда приходилось бесконечно перерывать кипы бумаг в поисках нужного документа. Еще очень радует возможность поиска документа по выделенным реквизитам. Это существенно облегчает работу по простановке ссылок.

Помимо всего перечисленного, у Доки есть еще масса других возможностей, которые в целом делают процесс обработки документов четким, ясным, организованным.

Дмитриева Ульяна,

руководитель ОРВ РИЦ-351 (г. Псков)

(8 человек в отделе)

В нашем отделе Дока появилась относительно недавно - всего полгода назад (в конце 2009 года). Изначально планировалось приобрести вариант Архив для ведения электронного архива документов. Но тщательно изучив Руководство пользователя, узнав о богатых возможностях Доки, увидев её в работе в гостях у коллег из РИЦ 154 (большое им спасибо за гостеприимство и готовность всё рассказать и показать!) стало понятно, что в "Архиве" нам будет тесно, а не использовать возможности Доки для дальнейшей обработки документов - это просто преступление. Поэтому мы стали готовиться к внедрению как минимум Базового варианта Доки. Сам процесс внедрения позволил взглянуть на уже ставшую привычной работу как бы со стороны, увидеть её слабые места и постараться найти оптимальную последовательность действий при обработке документов.

 После внедрения Доки появилось ощущение, что весь отдел работает как единый механизм: документы не могут "пропасть", где-нибудь зависнуть, работа абсолютно прозрачна и в любой момент можно выяснить, кто и какие действия выполнял с документом.

Неоспоримым преимуществом Доки является возможность совместной работы с одними и теми же документами. Остались в прошлом  многочисленные файлы, перемещаемые по сети, их случайные дубли, а так же просьбы "Закрой документ, я внесу исправления". Сейчас за нас с этим замечательно справляется Дока, лишь изредка спрашивая совета при ручном объединении изменений. Кроме этого, теперь не возникает проблем, какой документ нужно подготовить поскорее для ввода в базу - все списки строятся в зависимости от приоритетов, и самые важные документы всегда оказываются наверху.

Возможность хранения в Доке скан-копий документов существенно экономит время, если вдруг понадобилось что-то уточнить по тексту оригинала.

Самые большие изменения Дока внесла в работу юристов: если до её внедрения юробработка входящих документов производилась вручную, т.е. все ссылки проставлялись на бумаге карандашом, то теперь юристы получили возможность увидеть документ "изнутри", самостоятельно внести необходимые исправления и тут же увидеть результат на экране. Кроме того, мы активно используем поле "Комментарий" для обратной связи, если вдруг на каком-то этапе обработки всплывает нестандартная ситуация и о ней нужно сообщить всем, кто дальше будет работать с документом.

Есть ещё один приятный момент - Доку можно настроить под себя: оставить в окне поиска те поля, которые необходимы для работы, удобно настроить отображаемые поля в списке документов, включить комментарии и предупреждения, задать каталоги, используемые для выгрузки документов. Всё это делает работу комфортнее и продуктивнее.

В целом можно сказать, что Дока очень дисциплинирует, приучает чётко выполнять необходимые действия и нести за них ответственность. Ну и, конечно, это даёт ощутимые результаты: за два месяца после внедрения Доки количество документов для ежедневного пополнения возросло в среднем на 60 % благодаря сокращению времени на обработку документов.

Хочется сказать огромное спасибо разработчикам Доки за саму программу, которая облегчает нам жизнь, а также за терпение и готовность помочь в любой ситуации. Успехов вам!

Чижикова Елена,

руководитель отдела СПб Выпуска РИЦ-33 (г. Санкт-Петербург)

(31 человек в отделе)

После внедрения системы Дока в ноябре 2008 года в ОРВ РИЦ-256 произошли изменения качественные, количественные, а также при взаимодействии с другими подразделениями предприятия.

Количественные изменения:

1. Основное изменение в работе отдела РВ после внедрения системы Дока является увеличение количества введенных документов в ИБ в 2 раза: с ~50 до ~100 документов в неделю. Это главный показатель;

2. Значительным изменением явилось возможность одновременного внесения правки в документ и карточку документа несколькими сотрудниками: до внедрения Доки переработка осуществлялась только по отдельной правке, после внедрения переработка и правка осуществляется по нескольким направлениям. Это позволило комплексно (т.е. одновременно для нескольких полей) перерабатывать/править от 200 до 1000 документов в день,  до внедрения было ~100-400 документов лишь с одной правкой (рост в 2-4 раза);

3. Использование системы Дока в комплексе с утилитами позволило автоматизировать процесс изменения значений отдельных полей и актуализации ссылок, что в среднем сократило время на выполнение подобных операций в три (!) раза (при грамотном составлении алгоритма действий).

Качественные изменения:

1. Отслеживание истории изменения документа позволяет определить причину ошибки в документе и предотвратить появление подобных ошибок в дальнейшем;

2. Четкое выполнение функций сотрудниками по обработке, правке и переработке документов ИБ позволило сотрудникам организовать свое рабочее время более рационально;

3. Создание маршрута и выполнение этапа осуществляется в несколько действий, что уменьшило количество неосознанных ошибок в выгрузке и правке документов;

4. Работа с заказанными документами и простановка ссылок на ярлыки отсутствующих документов очень наглядно показывают ситуацию с "пустыми ссылками" в документах;

5. Возможность самостоятельного создания новых маршрутов в зависимости  от потребности отдела позволяет оперативно изменять процесс обработки документа;

6. Удобная процедура ежедневного и еженедельного копирования Доки на сервер обезопасила работу ОРВ от технических сбоев.

Изменения во взаимодействии с другими подразделениями предприятия:

1. "Горячая линия", отделы сопровождения в режиме реального времени могут посмотреть наличие требуемого документа. Установка Доки в других отделах в ограниченном режиме использования позволяет не обращаться в Отдел Регионального выпуска с запросами. Заказ отсутствующих в Доке документов сотрудники "Горячей линии" делают самостоятельно, в Доке мы делаем Заказ документа, а затем поступивший документ запускается в работу;

2. Наличие в Доке присоединенных файлов и скан-копий документов позволяют передать клиенту документ сразу по его просьбе, не дожидаясь его ввода в ИБ.

Шлапак Юлия,

руководитель ОРВ ООО НКФ "Дельта-информ", РИЦ-256 (г. Самара)

(12 человек в отделе)

Внедрение Доки в отделе началось в феврале 2009 года. Дока стала нашим главным рабочим инструментом, внесла разнообразие, креатив и спортивный дух в нашу достаточно рутинную работу.

Благодаря Доке значительно упростился и ускорился процесс обработки документов, при этом все этапы прохождения документа в отделе находятся под контролем, что повышает оперативность внесения документов в базу, в том числе срочных, уменьшает вероятность возникновения ошибок при формировании пополнения.

Достигнут полный контроль над объемом работ, выполненных сотрудниками отдела (великая вещь - статистика).

Немаловажный факт - создание обзора, который теперь чудесным образом получается путем нехитрой комбинации клавиш, вместе с готовыми ссылками и оглавлением - мечта любого администратора.

ОДА ДОКЕ, ИЛИ ДУМЫ АРХИВАРИУСА

Великолепнейшая Дока!

Ее недремлющее око,

Чтоб не писала на работе я стихов,

Нашло в обзоре пару двойников.

А чтоб совсем я занедужила,

Сканкопии пустые обнаружило.

Итог работы Дока подсчитает-

И вдохновенье вовсе исчезает.

Но тихим гулом сканер отзовется,

Вот стопка документов - прочь дремоту!

Да, архивариусу весело живется.

Он знает: Дока даст ему работу!

Одною грезит он мечтой:

НУ ЧТО БЫ НЕ ТРУДИТЬСЯ ЕЙ САМОЙ?!

Поклон от юристов. Для нас Дока - классное подспорье при отборе документов в базу. Раньше ответ на вопрос "где документ?" стоил времени, затраченного на опрос сотрудников, раскладывание пасьянсом стопки бумаг на их столах и пролистывание официальных изданий. Сейчас - пальчиками по клавишам отстукиваем реквизиты - вот и вся цена вопроса. И никакой пыли, и никаких упреков от операторов или корректоров за наведение беспорядка в их ячейках, а также косых взглядов в случае пропажи одного из бумажных носителей.

Мощность потока документов раньше заставляла паниковать от того, что нужно было продвинуть своих "любимчиков" в базу на привилегированной скорости. А как донести это до всех участников процесса? В принципе, такой способ мы находили, проставляя на бумажном носителе всевозможные знаки, внушающие уважение к его содержанию, но вот контролю этот процесс не поддавался. Поэтому иногда, но приходилось выслушивать отклики "благодарных" пользователей: постановление принято еще в незапамятные времена, а у вас он только-только... и так далее, и тому подобное. Теперь, пожалуйста - зашла в гости к операторам, сунула любопытный нос к корректорам - картина, что называется, на лице монитора.

Появилась возможность делать обработку документов многоперсонной и многоуровневой: один и тот же текст могут доводить до правового совершенства несколько юристов - каждый по своим функциям, взаимодействуя при этом опосредованно, через Доку. Всегда видно "героя" очередного ляпа, который теперь уж не скроется, молчаливо придав своему лицу вид основательной непричастности. В общем, бесспорно, Дока - это шаг вперед. С помощью Доки стало приятнее работать с документами, легче, удобнее, быстрее. Дока - это стильно.

Особая благодарность  разработчикам программы за оперативное и внимательное содействие внедрению столь нетривиального программного продукта.

Коллектив ОРВ РИЦ-086 (г. Ярославль)
(18 человек в отделе)

Система документооборота "Дока" это важный вклад в развитие нашего регионального выпуска.

Систематизировался процесс технологической обработки нового документа.

Документооборот в отделе стал прозрачным, раньше нужно было просмотреть ряд электронных папок, обойти коллег для выяснения вопроса, на каком этапе обработки находится документ.

Если ранее документы сопровождались символикой, сопутствующими записками о приоритетности ввода, то теперь документы выстраиваются в списке с малыми затратами.

Отследить историю документа можно было при анализе архивов, которые занимали значительное место, то теперь это и экономия ресурсов, и подробная история о документе.

Большой плюс это и возможность одновременной работы с одним документом, и работа по исправлению ошибок в дни пополнений, и организация связей с архивом в том числе.

Архив стал доступен на каждом рабочем месте, что далеко немаловажно.

Преимуществ у программы действительно много.

Однако у нас были сложности с внедрением программного продукта, но своевременная помощь разработчиков не позволила опустить нам руки. Сложность состояла в том, что мы сразу хотели очень подробно разбить наш тех. процесс на мелкие этапы, чтобы получить более подробную статистику, - это и смутило всех сотрудников. А собрать все эти этапы в единый многопараллельный технологический процесс нашего отдела в этапах на маршруте оказалось не так просто, т.к. маршрут не соответствовал реальному режиму работы, и только с опытной поддержкой мы систематизировали наш процесс для его адаптации в "Доке".  Охватить все сразу с "размахом" просто невозможно, поэтому на первых этапах маршрут должен быть предельно простым, понятным сотрудникам и полностью соответствовать тех. процессу, а уже после привыкания можно и расширить его. В основе внедрения программы, для меня, лежало четкое осознание внутреннего порядка обработки документа.

Зато теперь работать стало намного удобнее, эффективнее, все процессы стали в значительной степени подконтрольны.

В нашем отделе количество документов по обработке и вводу в ИБ  не увеличилось, однако значительно возросла оперативность ввода новых документов. Если сравнивать середину апреля и середину мая этого (2009) года, то процентное соотношение составило соответственно 33% и 45%.

Эффективность работы отдела возросла за счет:

- определения задач и приоритетов на каждом рабочем месте,

- обоснованного управления тех. процессом за счет его подконтрольности,

- упрощения работы гл. администратора (единая система для работы с информационными банками - Пробный и Эталон),

- возможности правки документов несколько раз в день, что значительно сокращает процент ошибок,

- экономии времени в связи с возможностью обработки одного документа несколькими сотрудниками.

Не побоюсь повториться, но единая система для работы и с файлами, и с архивом, и с ИБ это очень удобно.

Спасибо разработчикам и за систему, и за помощь в работе с ней.

Шлыкова Наталия,
руководитель сектора тех. обработки и ввода документов ОРВ РИЦ-073 (г. Рязань)
(18 человек в отделе)

После внедрения в нашем отделе Доки появилась возможность отслеживания вносимых изменений сотрудниками в документы, осуществляется полный контроль за процессом обработки, какие и кем были внесены изменения (история изменения документа). В любой момент времени можно посмотреть, на каком этапе обработки документ находится, кем редактируется. Можно также отследить так называемые "зависшие" документы, что позволяет не забыть его где-то на "дальней полке".

По заявке с Горячей линии можно ответить сразу имеется ли запрашиваемый документ у нас в наличии, и оценить объем, когда он будет внесен в базу Администратора, когда получит его пользователь. При внесении документов на первоначальном этапе исключается возможность занесения дублей. Также присутствует возможность распечатывания электронного вида (скан-копии), что является очень удобным моментом. Использование интерфейса в Доке, как в Консультанте, во многом облегчает работу (поисковые поля одинаковые, не надо перестраиваться, широкий спектр поисковых полей).

При построении списка, находящегося в работе у того или иного сотрудника, теперь нет необходимости искать какой из них нужно сделать в первую очередь, Дока строит его по приоритетности, что является весомым плюсом.

С введением Доки, на обработку документов большого объема уходит гораздо меньше времени из-за того, что его можно не передавать от одного сотрудника другому, а делать его параллельно, а программа после обработки сама объединит изменения. Появилась возможность обработки "старых" документов (уже внесенных в базу Администратора) одновременно несколькими сотрудниками по разным направлениям, а затем уже исправленный документ попадет в базу Администратора, а не так как это было раньше "сегодня - ты исправляешь, завтра буду я исправлять".

Радует возможность того, что при поступлении документа можно проставить такие связи, как "изменяет" и "отменяет", ссылкой на ярлык. И когда изменяющий или отменяющий документ еще не внесен в базу Администратора, по Доке можно отследить, были ли у первоначального документа изменения и действует ли он в данный момент. Также немаловажный факт - создание обзора, были рады тому, что он составляется автоматически по написанным аннотациям к документам, строится по тематикам верхнего уровня, в порядке приоритетности.

Есть возможность подгрузить папку Консультанта, задать одновременно всем нужный маршрут и обработать весь массив документов сразу.

С помощью Доки стало приятнее работать с документами, легче, удобнее, быстрее. Спасибо разработчикам программы.

Бревнова Оксана,
ведущий администратор ОРВ РИЦ-095 (г. Вологда)
(23 человека в отделе)

Программа Дока появилась в нашем отделе очень своевременно. В связи с тем, что резко увеличилось количество документов, поступающих в отдел для размещения в ИБ, возникли трудности в организации движения документов по схеме обработки. Документы просто "терялись", т.к. невозможно было отследить, где находится документ, т.е на каком этапе обработки он в данный момент. К тому же при регистрации документов через журнал прихода  росла задвоенность, т.е. один и тот же документ мог быть зарегистрирован два раза из разных источников  (принявший орган с печатью, без печати, публикация).

Одной из значимых функций Доки является ведение электронного архива документов. Система ярлыков позволяет исключить задвоенность документов. К тому же ярлык служит своего рода "автобиографией" документа, в нем можно получить полную информацию о любом документе (источники приходов и их даты, вид приходящего документа, размер текста (КБ) и т.п.). Также Дока позволяет избегать бумажной волокиты и перекладывания документа с одного рабочего места на другое. Вся работа с документом зафиксирована, что позволяет в любой момент, зная только реквизиты, найти его на той или иной стадии обработки. Для этого создана система маршрутов, которая отображает любую схему обработки, принятую в отделе. История проделанной работы также сохраняется.

Постепенно Дока совершенствовалась, и теперь она стала помощником в таких процессах, как, например, простановка ссылок. Документов в отделе, которые пришли и ждут своей очереди на поступление в работу, может быть около 300 - 400, но все они уже имеют свой ярлык. При простановке ссылки на документ, который еще не введен в ИБ, но уже имеется в отделе, можно использовать функцию простановки ссылки на ярлык в Доке. Таким образом, соблюдается наиболее полная простановка внутрибазовых ссылок, что является плюсом в нашей работе.

Дока позволяет экономить время. Например, для проведения какой-либо работы с группой документов в Доке  имеется функция создания списков документов. Создав список, не приходится работать индивидуально с каждым документом.

Благодаря программе, работать с документами стало легче, быстрее и удобнее.

Гречихина Татьяна,
администратор ОРВ РИЦ-404 (г. Белгород)
(8 человек в отделе)

В нашем отделе работа в Доке началась около года назад (в 2007 году). Первоначально она использовалась как архив. Но постепенно Дока стала нашим главным рабочим инструментом.

Каждый документ, пришедший в отдел, имеет свой ярлык, в котором можно отражать любую информацию. Теперь все документы "под присмотром", и ни один из них не потеряется.

Отдельно хочется сказать о том, как здесь организован поиск. Найти нужный документ можно без особого труда. Для поиска задано 53 критерия. Найти можно как по дате и номеру, так и по принявшему органу, по дате поступления в отдел, по источнику публикации, по маршруту и т.д. Таким образом, можно построить списки документов, удовлетворяющих данным запроса. Это очень удобно, когда необходимо найти определенные документы из существующих.

В Доке документам, которые готовятся для ввода, заданы определенные маршруты. Важно и то, что эти маршруты мы сами можем изменять так, чтобы на обработку документов уходило как можно меньше времени, а соответственно повышались показатели эффективности труда. Дока полностью контролирует все этапы работы над документом и фиксирует все изменения в истории.

Работая в Доке, лично я каждый раз нахожу что-то новое, появляются те или иные вопросы или просьбы, на которые всегда безотказно реагируют разработчики этой программы. Большое им спасибо!

Лукина Юлия,
администратор ОРВ РИЦ-404 (г. Белгород)
(8 человек в отделе)

Изначально Дока приобреталась для ведения электронного архива документов, но когда в процессе ее внедрения мы узнавали все больше о ее возможностях, то стало понятно, что использование этой системы только в одном направлении - просто кощунство! Интеграция Доки и Контекста позволяет очень легко и просто не только вводить новые документы, но и вносить исправления в старые. Как очень метко выразилась оператор нашего отдела - после Доки остается ощущение чистоты. Нигде не валяются подготовленные к введению в ИБ файлы документов, не надо их перебрасывать из директории в директорию (при этом еще он может и "потеряться"!), чтобы отдать на вычитку корректору или отправить на юридическую обработку. Да и наглядно видно на каком этапе подготовки находится документ и что с ним еще предстоит сделать. Кроме того, сразу несколько сотрудников одновременно могут производить над документом различные операции, после их завершения Дока просто объединит эти все внесенные изменения.

При создании новой редакции (так же, как и при внесении изменений в документы, уже имеющиеся в базе) нет необходимости выгонять файлы в исходном формате из ИБ. Просто документам назначаются соответствующие маршруты, затем они открываются в Контексте (или Word'e) и вносятся изменения.

А как инструментарий для ведения электронного архива - Дока вообще незаменима, т.к. вместе с документом в системе находится и его скан-копия. И в том случае, когда запрашивается текст документа из официального источника опубликования, его очень просто найти и распечатать.

Благодаря Доке значительно упростился и ускорился процесс обработки документов, при этом все этапы прохождения документа по отделу находятся под контролем.

Что не может не радовать, так это то, что Дока удобна и приятна в работе!

Огородникова Оксана,
руководитель ОРВ РИЦ-206 (г. Йошкар-Ола)
(6 человек в отделе)

С внедрением Доки появилась возможность оперативно отслеживать обработку документа сотрудниками РВ. В истории документа сохраняются все этапы его обработки, что позволяет определить, какие операции проводились с документом, кем и когда, а также отследить, на каком этапе и у кого в работе или на очереди находится документ. К тому же ярлык документа имеет скан-копию, которую можно увидеть и в дополнительном окне Контекста, поэтому в любой момент  документ можно сравнить со скан-копией оригинала.

Каждый сотрудник, начиная работу, видит этап, находящийся у него на очереди, и соответственно список документов, которые должен обработать. Таким образом, нет необходимости тратить время на поиск обрабатываемого файла, его бумажной копии, выяснять, на каком этапе обработки и у кого он находится. Нужно просто нажать кнопку "На очереди" и выбрать требуемый этап. При этом Дока сама расположит документы в порядке убывания их приоритетов:  первыми в списке окажутся документы, которые необходимо сделать в первую очередь.

Появилась возможность обрабатывать большие документы одновременно несколькими сотрудниками. Дока сама объединит изменения.

Что касается документов, уже внесенных в ИБ администратора, то с ними также можно работать через Доку, составив для них свои маршруты. Причем можно вносить изменения в документ, не выгружая его из ИБ администратора несколько раз (если требуется) в день. Дока объединит изменения, внесенные разными сотрудниками. После этого уже измененные документы можно будет внести в ИБ администратора, а Дока проконтролирует, чтобы один и тот же документ не вносился в ИБ администратора дважды в день. Если раньше возникали трудности с тем, что при внесении документа в ИБ администратора он оказывался неактуальным либо уже измененным в этот день, то сейчас такого не происходит.

Дока помогает контролировать этапы работы в отделе, что повышает оперативность внесения документов в базу, в том числе срочных, уменьшает вероятность возникновения ошибок при формировании пополнения.

Сотрудники ОРВ РИЦ-77 (г. Ставрополь)
(11 человек в отделе)

Самое главное для нас в Доке то, что в любой момент времени о каждом документе можно получить полную информацию: был получен или нет, является важным или малозначительным, какие этапы обработки прошел и т.п. При необходимости можно сразу же распечатать копию оригинала. Возможность такого всеобъемлющего контроля над потоком документов (а этот поток у нас просто огромен - документы 54 муниципальных образований) дает множество преимуществ.

Во много раз ускорился процесс заказа документов (горячая линия): минута - и нужный документ у клиента.

Исключились дубли.

Документы не исчезают бесследно (не удаляются кем-то случайно).

Систематизировались запросы (все, что необходимо, запрашивается вовремя, "по горячим следам", исключается дублирование запросов, невозможно потерять запрос, забыть запросить, не отработать запрос).

Сотрудники теперь не задают вопросов "что мне делать сегодня?" или "что приоритетнее в данный момент?" - каждый знает, когда и что делать.

Цепочка всех необходимых действий с документами к каждому пополнению выполняется на 100%. Никто ничего не может "забыть сделать".

Исключились спорные моменты среди сотрудников, не слышно фраз типа "Это сделала не я!", "Это не моя ошибка!". Исчезли спорные моменты с корректорами, т.к. скан-копии корректуры тоже включаются в Доку.

Достигнут полный контроль над объемом работ, выполненных сотрудниками отдела.

И это еще далеко не полный перечень преимуществ, а только самые зримые из них.