Сысина Екатерина, начальник Управления регионального выпуска

Пожалуй, наше Управление по численности персонала и по количеству обрабатываемых документов - один из наиболее крупных региональных выпусков. У нас работает более 60 специалистов, ежедневное пополнение составляет около 80 документов и 25 редакций в день. "Дока" пришла на смену разработанному сотрудниками  нашей компании 10 лет назад АСУ "Сателлит". Безусловно, сложность перехода была в том, что АСУ "Сателлит" мы знали как азбуку, а вот "Дока" казалась толстым фолиантом на иностранном, неизвестном нам языке. Смена была не только в виде программы - поменялся принцип, и к этому привыкнуть было сложно, все время хотелось провести хоть какие-то ассоциации, в то время как "дословный перевод" был невозможен. Пожалуй, это было одной из основных трудностей. Вторая сложность связана именно с количеством одновременно обрабатываемых документов и одновременно производимых операций с одним документом. Некоторые возникающие при этом "накладки" стали сюрпризом даже для разработчиков. Однако они же способствовали и модернизации самой "Доки", так что, в конце концов, что ни делается - все к лучшему.

Оправдались ли наши  ожидания? По большей части - да, это видно из отзывов руководителей каждого из этапов обработки. Ну, а что-то пока еще только предстоит сделать - и мы с нетерпением ждем этих изменений.

Шумская Татьяна, начальник отдела технической обработки документов

В нашем управлении переход на Доку произошел в конце февраля 2010 года и, наверное, мы одни из первых, кто "слил" в одну систему три банка: КонсультантПлюс, ГИОД, АСУ "Сателлит". После перехода был страх, что что-то не пойдет, но мы выстояли, при этом не сорвав не одного пополнения. Нам сложнее дался переход на Доку, т.к. до внедрения Доки у нас было АСУ "Сателлит", и старые привычки здорово мешали. Но день за днем мы постигали все возможности данной системы и сейчас мы можем ответственно сказать что мы без "Доки" - никуда.

Что дала нам Дока? Хранение документов, расширенные поисковые возможности, контроль, информацию о всех действиях, оперативность: сокращение времени на обработку и на получение статистики, интеграцию с другими системами.

 Стешина Анна, руководитель сектора регистрации отдела первичной обработки

Внедрение проходило тяжело: инструкции по пользованию "Доки" было недостаточно, а задавать вопросы  было невозможно, так как "Дока" настолько отличается от предыдущего АСУ, что мы просто не знали, какие нужно задавать вопросы.

Все действия, операции по работе в "Доке" узнавали по ходу работы методом "проб и ошибок", на данный момент практически все вопросы и нюансы работы "Доки" нам известны. И сейчас, когда идут модификации "Доки" мы знаем, какие вопросы нужно задать.

Наша задача несколько усложнилась, и времени на обработку документов уходит больше, так как теперь мы не только регистрируем документ, но и сами создаем скан-копию. В связи с этим наше подразделение даже усилили несколькими сотрудниками. Зато на остальных этапах обработки проблем с поиском документов стало значительно меньше. Практически до нуля снизился риск потери оригинала, ведь всегда можно распечатать скан-копию. Меньше стали подниматься документы из архива - опять-таки всегда можно найти скан-копию на своем рабочем месте. Конечно, мы надеемся со временем вообще отказаться от бумажного документооборота, но пока это невозможно из-за плохого качества части оригиналов.

Бударина Ирина, руководитель сектора правовой экспертизы отдела юридической обработки

"Дока" позволила нам ускорить оперативность обработки документа, так как юрист теперь может работать над документом параллельно с процессом подготовки текста. Это существенная экономия для документов большого объема. Радует возможность сравнения версий - всегда можно понять, на каком этапе обработки допущена ошибка, удобнее стало проверять редакции. Проще стало и получать статистику по выполненной работе. Не реализована пока, к сожалению, возможность работы по "цепочкам" редакций - а ведь у нас часто бывает, что в работе находится одновременно несколько изменяющих документов (на один изменяемый), иногда это число приближается к десятку, и обрабатываются они разными сотрудниками. И очень важно правильно отследить и выполнить все изменения. Кроме того, есть еще проблемы при одновременном заведении разных маршрутов для одного документа - некоторые изменения из-за этого попадают в ИБ раньше, чем это необходимо по технологии. Например, в диапазон действия вносится корректировка до ввода соответствующей редакции.

Можар Елена, руководитель сектора систематизации законодательства и поддержки "Правового навигатора" отдела юридической обработки

"Дока" дала нам дополнительные преимущества:
- возможность завести маршрут параллельно с уже другим существующим, что очень важно при срочной работе, когда нельзя ждать окончания предыдущего этапа;
- удобный просмотр поступлений документов при отборе главных документов, скан-копия позволяет присвоить документу признак ГД сразу после его регистрации в Доке;
- функция сравнения ярлыка и документа в истории изменений - наглядна, проста, удобна и позволяет отследить логику вносимых изменений в документ;
- благодаря маршруту Снятие и Присвоение признака ГД изменения вносятся быстро;
- всегда можно контролировать этапы работы в отделе, что повышает оперативность внесения срочных документов в ИБ;
- упрощенный поиск документа экономит время;
- можно настраивать видимые признаки документа для каждого, зайдя в список документов я уже вижу - признак ГД, статус, редакцию документа и пр. что тоже экономит время;
- можно связывать документы ссылками и выстраивать списки связанных документов.

Спасибо ее разработчикам!

Николаев Михаил, начальник отдела создания текстов документов

Внедрение Доки, безусловно, ускорило процесс подготовки текстов документов. Когда в одном месте собраны прикрепленные файлы, скан-копии, документы КонсультантПлюс, эффективнее решаются задачи на всех этапах обработки. Есть возможность настройки интерфейса под себя, создание папок избранного поиска, выноса их на панель инструментов. Вместе с тем при наличии "горячих" клавиш, хорошо бы иметь возможность самостоятельно назначать "горячие клавиши" на отдельные (часто используемые) действия.

"Жесткость" Доки не позволяет порой сделать несложные изменения при прохождения маршрута, внести изменения при допущении ошибочно выполненного действия. Хорошо бы иметь возможность обновления списка документов соответствующего этапа в одном окне (добавление или исключение из списка в реальном времени).

Обнадеживает тот факт, что за время работы с Докой, разработчики уже не раз вносили изменения в действующую версию, совершенствовали и улучшали качественные показатели, прислушиваясь к нашим предложениям. Совместными усилиями поднимем программу на новый уровень!

Шаповалова Надежда, руководитель службы заказа

Пришло время, когда вопрос о смене АСУ встал достаточно остро: недостатки имеющейся программы стали ощутимо влиять на рабочий процесс, в какой-то мере тормозить его. Накопилось много свежих идей, воплощение в жизнь которых дало бы возможность выполнять свои обязанности с большим КПД - как в качественном отношении, так и в количественном.

В результате поисков заинтересовал продукт: Система электронного документооборота  ОРВ "Дока". "Дока" оказалась находкой. Многофункциональная по своим характеристикам система поразила своими возможностями. В системе воплощен удобный, практичный для работы интерфейс. Стало удобнее находить информацию по документам. После тщательного изучения демо-версии, был определен список необходимых изменений, работа над которыми продолжалась при полном отсутствии недопонимания между сторонами (что немаловажно). Сейчас "Дока" гармонично вписалась в повседневную жизнь нашего Департамента региональных систем КонсультантПлюс, при этом работа над всяческими дополнениями не прекращается  и  по сей день. Единственное, что от нас требовалось – это максимально четко изложить свои требования к той или иной детали в программе, тогда и полученный результат не заставлял себя ждать, и его качество не вызывало никаких замечаний.

Система "Дока" позволяет облегчить ежедневный труд специалистов, таким образом, экономить значительную часть рабочего времени. В ней удачно сочетается функциональность и удобство пользования. Привлекает простота работы с ней, и в тоже время удивительная гибкость.

Боброва Наталья, начальник Отдела контроля качества информационных банков

Заявленные основные возможности "Доки"  при работе с исправлениями в документы в настоящее время реализованы и применяются в части непосредственных обязанностей отдела контроля качества.  Трудозатраты по многим направлениям работы нашего отдела значительно снизились.

На сегодняшний день осталась одна проблема по разделу "Отмена назначенного маршрута".  В связи с этим предлагаем предусмотреть возможность при отмене маршрута приводить документ к "исходному" состоянию.

В целом же можно сказать, что наши ожидания от "Доки" оправдались. Во втором квартале появилась тенденция к снижению числа ошибок, и, думаю, не ошибусь, если скажу, что в этом есть и заслуга "Доки".

Вернуться к отзывам других РИЦ о Доке.