Документы Ивановской областной Думы

Документы Губернатора и Правительства Ивановской области








О программе Дока

Система электронного документооборота "Дока" предназначена для организации потока документов в отделах регионального законодательства РИЦ сети КонсультантПлюс.
Несколько лет назад в нашем РИЦ назрела необходимость создать систему документооборота, отвечающую следующим требованиям:
  • предоставить возможность полной и своевременной обработки всех поступающих в отдел документов - каждый документ, поступающий в отдел, должен быть обработан в соответствии с его важностью;
  • обеспечить простой и надежный контроль обработки документов;
  • исключить возникновение дублей документов на ранних этапах;
  • эффективно распределять работы между сотрудниками;
  • облегчить поиск архивных документов - поиск документов, введенных и не введенных в ИБ, должен быть одинаково удобен;Поиск документов в Доке
  • предоставить возможность полного контроля за процессом обработки.


    При этом нужно было учесть, что какой бы система ни была хорошей, если работать с ней неудобно (например, замедляется процесс
обработки документов), то пользоваться ей никто не будет.
После нескольких лет использования и множества успешных внедрений можно с уверенностью сказать: задумка удалась :)
 
Система Дока создана специально для работы с документами в исходном формате КонсультантПлюс, в том числе поддерживает все существующие на сегодняшний день теги. Это позволяет, например, проводить сравнение различных версий одного документа с учетом особенностей оформления документов в исходном формате КонсультантПлюс.
 


Список РИЦ, в которых система Дока в настоящий момент внедрена и используется:


Вариант поставки "Архив":

  • РИЦ-11 (Хабаровск)
  • РИЦ-210 (Южно-Сахалинск)
  • РИЦ-212 (Москва)
  • РИЦ-240 (Киров)
  • РИЦ-322 (Астрахань)
  • РИЦ-430 (Владикавказ)
  • РИЦ-439 (Магадан)

Вариант поставки "Базовый":

  • РИЦ-43 (Кубань, ст. Полтавская)
  • РИЦ-284 (Кемерово)
  • РИЦ-346 (Махачкала)
  • РИЦ-351 (Псков)
  • РИЦ-417 (Курск)
  • РИЦ-487 (Чебоксары)

Вариант поставки "Расширенный":

  • РИЦ-33 (Санкт-Петербург)
  • РИЦ-87 (Мурманск)
  • РИЦ-154 (В.Новгород)
  • РИЦ-206 (Йошкар-Ола)
  • РИЦ-304 (Нальчик)
  • РИЦ-444 (Тамбов)
  • РИЦ-502 (Белгород)
Вариант поставки "Эксперт":

  • РИЦ-16 (Барнаул)
  • РИЦ-28 (Москва)
  • РИЦ-37 (Калуга)
  • РИЦ-49 (Новосибирск)
  • РИЦ-53 (Ижевск)
  • РИЦ-67 (Тула)
  • РИЦ-71 (Екатеринбург)
  • РИЦ-72 (Владимир)
  • РИЦ-73 (Рязань)
  • РИЦ-77 (Ставрополь) 
  • РИЦ-80 (Благовещенск)
  • РИЦ-86 (Ярославль) 
  • РИЦ-95 (Вологда)
  • РИЦ-96 (Сыктывкар)
  • РИЦ-177 (Краснодар)
  • РИЦ-186 (Ростов-на-Дону)
  • РИЦ-187 (Нижний Новгород)
  • РИЦ-188 (Абакан)
  • РИЦ-224 (Иваново)
  • РИЦ-249 (Якутск)
  • РИЦ-256 (Самара)
  • РИЦ-358 (Саратов)
  • РИЦ-376 (Смоленск)
  • РИЦ-411 (Иркутск)
  • РИЦ-983 (Тюмень)
  • РИЦ-985 (Пущино)


 Дока также используется в НПО "ВМИ" (в варианте поставки Эксперт).
 

 
Для сравнения возможностей вариантов поставки Доки воспользуйтесь страницей "Выбор варианта поставки".
Отзывы некоторых РИЦ, внедривших Доку, находятся в разделе "Отзывы".
Скачать систему Дока и документацию к ней можно в разделе "Скачать".
Стоимость и условия приобретения программы указаны в разделе "Купить".

  
В нашем РИЦ (224) Дока используется с весны 2007 года. Мы попросили руководителя отдела регионального выпуска Шикину Наталью Афиногеновну написать, что изменилось в ОРВ с появлением Доки:
«Результат внедрения Доки это, прежде всего, порядок в отделе: произошла систематизация учета, хранения и поиска документов. До Доки на столах скапливались пачки документов, которые мы не успевали ввести в ИБ. И если поступал запрос на документ, которого еще нет в ИБ, то приходилось в прямом смысле перерывать всю стопу документов, чтобы найти нужный. Сейчас все документы вводятся в Доку в первый день поступления, видно, на каком этапе обработки находится каждый документ, и доступен любой из них.
Статистка выполнения работ в Доке
Большим плюсом является исключение дублей на начальном этапе. Если раньше дубли мы отлавливали в базе перед пополнением, то с момента внедрения Доки такого уже не было, т.к. дубли отслеживаются при регистрации документа в отделе.
Также полезна возможность осуществлять отбор документов по важности для срочного ввода в ИБ. Каждый документ в Доке имеет свой приоритет ввода в ИБ. Правила определения приоритетов мы задаем сами при настройке Доки. По ним приоритет присваивается документам автоматически. Если какой-либо документ нужно срочно поместить в ИБ, я изменяю его приоритет на срочный. Таким образом, сокращается время его подготовки для постановки в базу.
Контроль документов, находящихся на очереди (т.е. ожидающих обработки), в работе и отложенных, дает полную информацию о документах (на каком этапе находится каждый документ, кто с ним работает). Можно контролировать загруженность сотрудников, объем пополнения, причину, по которой документ отложен, и др.
При проверке новых документов в ИБ администраторы раньше записывали замечания на бумаге, передавали главному администратору, и он эти замечания анализировал и вносил правки. Сейчас, используя сравнение старой версии документа с новой, я вижу, что исправили и каким было прежнее состояние. Если я не согласна с исправлениями, то я либо возвращаю исходный вариант, либо пишу свой. Это экономит время на исправление неверно внесенных изменений, позволяет отказаться от бумажных записей исправлений, повышает надежность и скорость.
Большой эффект дает параллельная работа нескольких сотрудников с одним документом. В одно и то же время может выполняться, например, вычитка документа корректором и простановка типа информации юристом. В один документ исправления могут вносить несколько сотрудников. Приведу пример: Закон об областном бюджете, содержащий 380 страниц, мы обрабатывали 2 дня, включая вычитку, подготовку файла, простановку ссылок двумя сотрудниками одновременно, юридическую обработку. И это не предел. Если выделить больше сотрудников на параллельную работу, то реально еще сократить время от поступления документа до постановки в ИБ.
Стало удобно создавать актуальные еженедельные обзоры (теперь для этого нужно выбрать одну команду). Юристы при обработке новых документов пишут аннотации. Из аннотаций автоматически формируется обзор с уже проставленными ссылками.
Контроль производительности отдельных специалистов.
Статистика Доки позволяет быстро проконтролировать выполненные действия (кем, какие и сколько). Для меня наибольший интерес представляет производительность корректоров. В Доке очень точно отражается количество символов, прочитанных на определенном этапе работы.
Контроль оперативности ввода новых документов. В статистике видны документы с истекающим сроком ввода в ИБ по основным или по всем органам власти (сколько дней осталось до двухнедельного, месячного, двухмесячного периода ввода документов). Это позволяет повысить оперативность ввода документов в ИБ.
В Доке удобно настраивать все процедуры обработки документов: создавать необходимые маршруты, удалять, корректировать их, изменять действия в маршрутах, расширять список приоритетов, управлять действиями сотрудников. Каждому сотруднику я назначаю определенную роль: редактора, администратора, корректора и т.д. В зависимости от роли он владеет определенным рядом операций, ему доступны определенные этапы работы. Если возникает необходимость ограничить действия (например, только пришедшему в отдел администратору), я могу создать новую роль (в данном случае ученика администратора), задать для неё минимальные права по обработке документов и назначить эту роль сотруднику.
С появлением Доки мы отказались от работы с бумажными носителями для большинства этапов обработки. Бумажные носители сейчас используются у нас только на одном этапе - при корректорской вычитке - для отметки исправлений. Затем документ передается в архив. На других рабочих местах специалисты работают со скан-копиями документов. Уменьшается вероятность потери бумажной копии документа.
На протяжении многих лет мы помещаем в ИБ список документов, которых у нас нет в ИБ, но копии их есть в архиве регионального отдела. Это очень удобно для пользователей - если они не видят в ИБ документ, то смотрят этот список. Если документ присутствует в списке, то можно с уверенностью до 100% заказывать его у нас. Если раньше, когда список создавался вручную, тратилось много времени и допускалось множество ошибок (пропуск документов, дубли документов), то сейчас список формируется автоматически. Причем его можно обновлять в любое время: хоть раз в неделю, хоть каждый день»